複数アカウントのメール履歴を整理する方法

個人アドレス、スタジオのアカウント、以前のプロバイダに、同じ物語の一部が含まれることがあります。一つのツールに集めると検索しやすくなりますが、メールの出所を分からなくしてはいけません。

元のアカウントが分かるようにする

アカウントに明確なラベルを付け、元のアドレスを非公開の目録に記録します。似た表示名は重要な違いを隠すことがあります。仕事のアカウントから送られた会話には、個人メールにはない権限や責任が伴う場合があります。

受信箱に加え、送信済みフォルダも確認します。統合された受信表示に、必要な送信履歴のすべてが出るとは限りません。アーカイブ前に、アカウントごとの期間とフォルダを定めてください。

転送、コピーの宛先、プロバイダの変更によって、複数アカウントに同じようなメールが生じます。件名が似ているだけでは、重複の証明になりません。宛先、添付、会話の背景の違いにより、両方が役立つ場合があります。

調べる間は、保存集を識別できる状態にします。MailVaultで関連する範囲全体を検索し、必要に応じて一つのアカウントへ絞ります。表示を変えるだけのために、アプリが管理する保存領域内の個別ファイルを改名したり移動したりしないでください。

各アカウント、アーカイブ期間、バックアップ場所を一覧にします。閉鎖済みや同期しなくなったアカウントには、その旨を記してください。この記録があれば、後で読む人が一部の保存集を全履歴だと思い込むのを防げます。

仕事のやり取りの所有権を尊重し、保存する権限があるものだけをアーカイブします。各アカウントのメールを添付も含めてオフラインで試し、バックアップからサンプルを復元してください。目標は、境界を保った理解できる履歴であって、区別のないファイルの山ではありません。

必要なメール履歴を手元に残しましょう。MailVaultは、メールを標準のEMLファイルとしてコンピュータに保存します。ローカル検索が使え、有料の自動化機能も選べます。