メールアーカイブの実用的なフォルダ構成

便利なアーカイブ構成は、誰のメールか、どの期間を含むか、どのコピーが基準かという三つの問いに答えます。フォルダの階層を増やしても、その答えが明確になるとは限りません。

アカウントの識別とバックアップ日付を分ける

各アカウントを安定して識別できるようにします。特に表示名が似ている場合は重要です。アドレスや明確な識別子を非公開の目録に記録してください。日付はバックアップのスナップショットに使い、メールの元アカウントを把握する代わりにしないようにします。

例えばバックアップ目録に「個人」「スタジオ」「以前のプロバイダ」を並べ、各保存集の対象期間とバックアップ先を添えます。これはアーカイブの横に置く記録で、個々のメッセージファイルを改名する理由ではありません。

MailVaultは、EMLメッセージをMaildirのツリー構造に保存します。アプリが書き込む構造のままコピーまたはバックアップしてください。使用中のアーカイブ内で独自のフォルダ構成に移すと、ファイルの位置に関するアプリの前提を壊すことがあります。

代わりに、バックアップを収める上位のディレクトリを整理します。アカウントの保存集に年・月・日の日時を添えるように明確な名前を付ければ、内部のメッセージ配置を変えずに理解しやすくできます。

含まれるアカウント、フォルダ、期間、コピーを作成した日時、使用中のアーカイブの場所を記録します。バックアップを確認したか、完全な添付ファイルを含むかも記してください。この記録をバックアップと一緒に保管し、私的情報を適切に保護します。

探しにくくなったら、階層を追加する前に目録を改善します。簡単な構成と検索できるメッセージ本文は、重複する分類より維持しやすいものです。一つの保存集を別の場所に復元してみて、急いで必要になったときにも機能する構成か確かめましょう。

必要なメール履歴を手元に残しましょう。MailVaultは、メールを標準のEMLファイルとしてコンピュータに保存します。ローカル検索が使え、有料の自動化機能も選べます。