Le document manquant est souvent plus facile à retrouver grâce à la conversation qui l’a transporté. Se souvenir de qui l'a envoyé, approximativement quand et pourquoi peut être plus utile que de deviner un nom de fichier choisi par quelqu'un d'autre.

Affiner le message avant le fichier

Commencez par un expéditeur, un nom de projet ou une période approximative. Ajoutez un mot distinctif du sujet ou du corps lorsque les résultats sont trop larges. Recherchez dans la portée du compte et du dossier concerné plutôt que de supposer que la pièce jointe est arrivée dans votre boîte de réception principale.

MailVault peut rechercher votre collection de courrier électronique locale. La recherche du contenu des pièces jointes est une fonctionnalité Premium, alors faites la distinction entre la recherche dans le message environnant et la recherche dans le texte du document joint. Vous n'aurez peut-être pas besoin de ce dernier si la conversation identifie déjà le fichier.

Vérifiez ce que contient réellement le message

Ouvrez le candidat et confirmez le nom, le type et le contenu de la pièce jointe. Un trombone ne suffit pas pour établir qu’il s’agit bien de la version dont vous avez besoin. Comparez la date de l'e-mail et les éventuelles notes de révision avec le document lui-même.

Un lien vers un document cloud n'est pas la même chose qu'un fichier joint au message. L'archive peut conserver le lien tandis que l'accès au document change ultérieurement. Enregistrez les fichiers liés importants séparément pendant que vous êtes autorisé à y accéder.

Conserver le document et son contexte

Lorsque vous trouvez la bonne pièce jointe, enregistrez une copie de travail dans le dossier du projet concerné et conservez le message original dans l'archive. L'e-mail explique souvent qui a fourni le document et quelle version a été approuvée.

Avant de supprimer les copies du serveur, testez les messages avec pièces jointes lorsque vous êtes hors ligne. Confirmez que vous pouvez ouvrir les fichiers à partir de l'archive enregistrée. Évitez d'ouvrir des pièces jointes exécutables inattendues simplement parce que l'e-mail est ancien. Des archives locales préservent le matériel ; cela ne rend pas tous les fichiers joints dignes de confiance.

Sources et détails du produit

Conservez l’historique des e-mails dont vous avez besoin. MailVault archive les messages sous forme de fichiers EML standard sur votre ordinateur, avec recherche locale et automatisation payante en option.

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