領収書や注文確認メールを見つけやすくする

購入メールは、保証、配送情報、購入した正確な型番が必要なときに役立ちます。件名を覚えていなくても正しいメールを見つけられることが、整った受信箱より重要です。

思い出せる手掛かりを残す

店の名前、おおよその日付、注文番号、商品名がよい出発点です。まず広く検索し、別の手掛かりを加えます。すべての送信者がReceiptという語を使うとは限りません。確認、請求書、入金通知などの件名もあります。

フォルダやタグを使うなら、構成は簡単にします。店ごとにフォルダを作るより、広い「購入」分類のほうが維持しやすい場合があります。メールをメモに書き直して捨てるのではなく、元のやり取りを残してください。

請求書が添付されたメールもあれば、顧客ポータルへ案内するものもあります。アーカイブにはリンクが残りますが、後でポータルにアカウントが必要になったり、ファイルが提供されなくなったりする場合があります。権限があるうちに必要な文書をダウンロードしてください。

購入記録と一緒に作業用コピーを保存し、その出所を説明するメールも残します。注文確認を最終請求書や配送通知と同じものとして扱わないでください。それぞれ購入の異なる段階を記録しています。

以前の購入を一つ選び、覚えている情報でMailVaultからメールを探します。添付や保存済み文書を開いてください。時間がかかりすぎるなら、アーカイブ全体を整理し直すより、役立つタグやメモを一つ改善します。

メールと、別途保存した文書の両方をバックアップします。意図しない限り、個人的な購入情報を共有フォルダに置かないでください。よい運用は必要な記録を取り出せるようにするもので、その後届いたすべての宣伝メールを残す必要はありません。

必要なメール履歴を手元に残しましょう。MailVaultは、メールを標準のEMLファイルとしてコンピュータに保存します。ローカル検索が使え、有料の自動化機能も選べます。